Privacybeleid

1. Verantwoordelijke instantie

BonusVoice – een dienst van Bonus Service BS GmbH Dorotheenstr. 5, 45130 Essen

  • E-mail: info@bonusvoice.de
  • Telefoon: 0201-89083160

De verantwoordelijke instantie beslist alleen of samen met anderen over de doeleinden en middelen van de verwerking van persoonsgegevens (bijv. namen, e-mailadressen o.d.).

2. Algemene informatie

De volgende informatie geeft een overzicht van wat er met uw persoonsgegevens gebeurt wanneer u BonusVoice gebruikt. Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee u persoonlijk geidentificeerd kunt worden.

3. Gegevensverzameling op deze website

3.1 Registratie en gebruikersaccount

Verzamelde gegevens:

  • Naam
  • E-mailadres
  • Wachtwoord (versleuteld opgeslagen)
  • Organisatielidmaatschap

Doel: Levering van de BonusVoice-dienst en beheer van uw gebruikersaccount op grond van art. 6 lid 1 sub b AVG (uitvoering van de overeenkomst).

Bewaartermijn: Zolang uw gebruikersaccount actief is. Na verwijdering van het account worden uw gegevens binnen 30 dagen verwijderd, voor zover er geen wettelijke bewaarplichten bestaan.

3.2 Authenticatie / Inloggen

BonusVoice biedt meerdere inlogmethoden: e-mail/wachtwoord, Magic Link (wachtwoordloos inloggen via e-mail) en Google OAuth.

Google OAuth: Als u zich aanmeldt met Google, gebruiken wij de Google OAuth 2.0-dienst uitsluitend voor authenticatie. Wij ontvangen van Google uitsluitend uw naam en uw e-mailadres om uw BonusVoice-account aan te maken of te identificeren. Er worden geen vergadergegevens, audio-opnamen, transcripties of samenvattingen aan Google doorgegeven. Voor het OAuth-authenticatieproces geldt het privacybeleid van Google (https://policies.google.com/privacy).

Google OAuth is volledig optioneel. U kunt altijd e-mail/wachtwoord of Magic Link gebruiken om in te loggen – een Google-account is niet vereist.

Rechtsgrondslag: Art. 6 lid 1 sub b AVG (uitvoering van de overeenkomst) en art. 6 lid 1 sub a AVG (toestemming, door keuze van Google-aanmelding).

3.3 Audio-opnamen en transcriptie

Verzamelde gegevens:

  • Audio-opnamen (door de gebruiker geupload, in de browser opgenomen, via de desktop-app opgenomen of via de mobiele app opgenomen/geupload)
  • Transcripties (aangemaakt door AI-verwerking)
  • Samenvattingen (aangemaakt door AI-verwerking)
  • Vertalingen van transcripties (aangemaakt door AI-verwerking)
  • Metadata (titel, beschrijving, duur, taal)

Opnamebronnen:

BonusVoice maakt het opnemen en uploaden van audiobestanden mogelijk via de volgende kanalen:

  • Webapp (browser): Directe opname via de microfoon van uw apparaat in de browser.
  • Desktop-app (Windows en macOS): Lokale installatie op uw computer. De desktop-app kan microfoonaudio en systeemaudio opnemen (bijv. vergadersoftware zoals Zoom, Teams, Google Meet). De app draait in de systeembalk en kan vergadersoftware automatisch herkennen. Opgenomen audiobestanden worden naar de BonusVoice-server overgedragen voor transcriptie. Op uw lokale apparaat worden geen audiogegevens permanent opgeslagen – de overdracht vindt versleuteld plaats via TLS.
  • Mobiele app (iOS en Android): Opname via de microfoon van uw mobiele apparaat en upload van reeds bestaande audiobestanden. De app verzendt de audiogegevens versleuteld naar de BonusVoice-server.
  • Bestandsupload: Upload van audiobestanden via de webinterface.

Doel: Kernfunctie van de BonusVoice-dienst – transcriptie en samenvatting van vergaderingen en gesprekken op grond van art. 6 lid 1 sub b AVG.

AI-verwerking:

  • De transcriptie wordt uitgevoerd door Mistral AI (Frankrijk, EU) met het Voxtral-model
  • De samenvatting wordt uitgevoerd door Mistral AI (Frankrijk, EU)
  • De vertaling van transcripties wordt uitgevoerd door Mistral AI (Frankrijk, EU) – zie sectie 3.7
  • Alle AI-verwerking vindt plaats binnen de EU
  • Alle opnamen, transcripties en de AI-verwerking blijven in de EU. Authenticatie via Google OAuth is optioneel (zie sectie 3.2)
  • Audiobestanden worden na succesvolle transcriptie verwerkt volgens uw accountinstellingen

Bewaartermijn: Audiobestanden, transcripties en samenvattingen worden bewaard zolang uw account actief is en u de opnamen niet zelf verwijdert. U kunt opnamen op elk moment zelf verwijderen.

3.4 Toestemming voor opname en verantwoordelijkheid van de gebruiker

Belangrijke opmerking: Het opnemen van gesprekken zonder medeweten en toestemming van alle deelnemers kan in veel rechtsgebieden strafbaar zijn.

Juridische situatie in Duitsland:

Op grond van § 201 StGB (schending van de vertrouwelijkheid van het woord) is het onbevoegd opnemen van het niet openbaar gesproken woord van een andere persoon strafbaar. Dit geldt voor alle soorten opnamen – telefonisch, in videoconferenties of bij persoonlijke gesprekken.

Verplichtingen van de gebruiker:

Als gebruiker van BonusVoice bent u als enige verantwoordelijk ervoor dat:

  1. Alle gespreksdeelnemers voor het begin van de opname over de opname worden geinformeerd.
  2. De uitdrukkelijke toestemming van alle deelnemers voor de opname en de daaropvolgende AI-gestuurde transcriptie en samenvatting wordt verkregen.
  3. De deelnemers erover worden geinformeerd dat de opname door Mistral AI (EU) wordt getranscribeerd en samengevat.
  4. De opname bij bezwaar van een deelnemer onmiddellijk wordt beeindigd.
  5. De geldende wettelijke voorschriften van uw rechtsgebied worden nageleefd (bijv. § 201 StGB in Duitsland, vergelijkbare regelingen in andere landen).

Rechtsgrondslag: Art. 6 lid 1 sub a AVG (toestemming van de opgenomen personen). Het verkrijgen van deze toestemming ligt bij de gebruiker als zelfstandig verantwoordelijke voor de verwerking in de zin van art. 26 AVG, voor zover hij persoonsgegevens van derden verwerkt.

BonusVoice aanvaardt geen aansprakelijkheid voor het onrechtmatig opnemen van gesprekken door gebruikers. De gebruiker vrijwaart BonusVoice van alle aanspraken van derden die voortvloeien uit de schending van deze verplichtingen.

3.5 Betalingsgegevens

Verzamelde gegevens:

  • Betalingsinformatie wordt rechtstreeks verzameld door onze betalingsdienstverlener Stripe (met EU-gegevensverwerking)
  • Wij slaan geen creditcardnummers of bankgegevens op

Doel: Afwikkeling van betalingen voor de BonusVoice-dienst op grond van art. 6 lid 1 sub b AVG.

3.6 Server-logbestanden

Automatisch verzamelde informatie:

  • Browsertype en -versie
  • Besturingssysteem
  • Referrer-URL
  • Hostnaam van de computer die toegang zoekt
  • Tijdstip van het serververzoek
  • IP-adres

Geen samenvoeging met andere gegevensbronnen. Rechtsgrondslag: art. 6 lid 1 sub f AVG (gerechtvaardigd belang bij een technisch foutloze weergave en optimalisatie).

3.7 Vertaling van transcripties

Verzamelde/verwerkte gegevens:

  • Reeds aangemaakte transcripties worden voor vertaling in een door de gebruiker gekozen doeltaal aan Mistral AI (Frankrijk, EU) doorgegeven
  • De vertaalde versie wordt gekoppeld aan de oorspronkelijke transcriptie opgeslagen

Doel: Beschikbaarstelling van meertalige transcripties op grond van art. 6 lid 1 sub b AVG (uitvoering van de overeenkomst).

Opmerking: De vertaling vindt uitsluitend binnen de EU plaats. Dezelfde gegevensbeschermingsnormen gelden als voor de transcriptie (zie sectie 9.3).

3.8 Anonimisering van transcripties

Functie: Gebruikers kunnen transcripties anonimiseren voor het delen of exporteren. Persoonsgegevens (bijv. namen, plaatsaanduidingen) in de transcriptie worden door plaatshouders vervangen.

Doel: Ondersteuning van het beginsel van gegevensminimalisatie conform art. 5 lid 1 sub c AVG. De anonimisering vindt plaats op uitdrukkelijk verzoek van de gebruiker.

Opmerking: Na de anonimisering is een terugkeer naar de oorspronkelijke persoonsgegevens niet meer mogelijk. De gebruiker is er verantwoordelijk voor om voor de anonimisering te controleren of de oorspronkelijke transcriptie indien nodig nog beschikbaar is.

3.9 Custom Vocabulary / Vakwoordenlijst

Verzamelde gegevens:

  • Door de gebruiker ingevoerde eigen begrippen en vaktermen
  • Selectie van branchewoordenboeken (bijv. geneeskunde, recht, IT, verkoop)

Doel: Verbetering van de transcriptiekwaliteit op grond van art. 6 lid 1 sub b AVG (uitvoering van de overeenkomst). De ingevoerde begrippen worden bij elke transcriptie als context_bias-parameter aan Mistral AI (EU) doorgegeven om de herkenningsnauwkeurigheid voor branchespecifieke vaktermen te verhogen.

Bewaartermijn: De ingevoerde begrippen worden bewaard zolang uw account actief is. U kunt begrippen op elk moment bewerken of verwijderen.

Opmerking: De begrippen zelf vormen in de regel geen persoonsgegevens. Mocht u toch persoonsgegevens bevatten de begrippen invoeren, dan gelden de algemene gegevensbeschermingsbepalingen van deze verklaring.

3.10 Verzending van transcripties per e-mail

Verzamelde/verwerkte gegevens:

  • E-mailadressen van de door de gebruiker opgegeven ontvangers
  • Inhoud van transcripties, samenvattingen en/of vertalingen als e-mailinhoud

Doel: Doorgave van transcriptieresultaten aan door de gebruiker aangewezen ontvangers op grond van art. 6 lid 1 sub a AVG (toestemming van de gebruiker) en art. 6 lid 1 sub f AVG (gerechtvaardigd belang).

Verantwoordelijkheid van de gebruiker: De gebruiker is als enige verantwoordelijk ervoor dat:

  • hij bevoegd is om de transcriptie-inhoud aan de opgegeven ontvangers te verzenden
  • de e-mailadressen van de ontvangers correct zijn
  • de inhoud geen rechten van derden schendt
  • eventueel vereiste toestemmingen van de in de transcripties genoemde personen zijn verkregen

Opmerking: Wij raden aan de anonimiseringsfunctie (sectie 3.8) te gebruiken voordat transcripties aan derden worden verzonden.

De e-mailverzending vindt plaats via onze e-maildienstverlener (zie sectie 9.5). De e-mailadressen van de ontvangers worden uitsluitend voor de verzending gebruikt en niet voor andere doeleinden opgeslagen.

3.11 PDF-export

Functie: Gebruikers kunnen transcripties en samenvattingen als PDF-documenten exporteren en downloaden.

Verwerkte gegevens: Het PDF-bestand wordt aan de serverzijde gegenereerd uit de reeds bestaande transcriptie- en samenvattingsgegevens en aan de gebruiker ter download beschikbaar gesteld.

Doel: Beschikbaarstelling van een exportfunctie op grond van art. 6 lid 1 sub b AVG (uitvoering van de overeenkomst).

Verantwoordelijkheid van de gebruiker: Na het downloaden ligt de verantwoordelijkheid voor de omgang met het PDF-bestand (inclusief delen en opslaan) bij de gebruiker. Wij raden aan de anonimiseringsfunctie voor het exporteren te gebruiken als het document aan derden wordt doorgegeven.

3.12 Pushberichten (mobiele app)

Verzamelde gegevens:

  • Push-token van het mobiele apparaat (technische apparaatidentificatie voor de bezorging van berichten)

Doel: Notificatie van de gebruiker over voltooide transcripties en andere relevante gebeurtenissen op grond van art. 6 lid 1 sub b AVG (uitvoering van de overeenkomst) en art. 6 lid 1 sub a AVG (toestemming).

Dienstverlener: De bezorging vindt plaats via de Expo Push Notification Service en de platformeigen diensten van Apple (APNs) en Google (FCM). Daarbij wordt uitsluitend het push-token doorgegeven – er worden geen transcriptie-inhoud, audiogegevens of persoonsgegevens via de pushdienst verzonden. Het bericht bevat uitsluitend een algemene statusmelding (bijv. "Uw transcriptie is gereed").

Intrekking: U kunt pushberichten op elk moment uitschakelen in de instellingen van uw mobiele apparaat of in de app.

4. Cookies

Technisch noodzakelijke cookies

  • Sessiecookie: Vereist voor authenticatie en inloggen
  • cookieConsent: Slaat uw cookiebannersbeslissing op (12 maanden)

Geen reclame-, tracking- of analytische cookies. Geen profilering. Rechtsgrondslag: art. 6 lid 1 sub f AVG.

Webanalyse (Umami)

Wij gebruiken de open-source software Umami voor de geanonimiseerde analyse van het gebruik van onze website. Umami wordt beheerd op onze eigen servers in Duitsland – er worden geen gegevens aan derden doorgegeven.

Verzamelde gegevens (geanonimiseerd):

  • Bezochte pagina's en verblijfsduur
  • Referrer (van waar u op onze site bent gekomen)
  • Land en taal (afgeleid, niet opgeslagen)
  • Apparaattype en browser (zonder fingerprinting)

Wat Umami NIET doet:

  • Geen cookies — Umami werkt volledig zonder cookies
  • Geen IP-adressen — IP-adressen worden niet opgeslagen of verwerkt
  • Geen tracking — geen apparaatoverschrijdende tracking, geen gebruikersprofielen
  • Geen doorgave — alle gegevens blijven op onze eigen servers

Rechtsgrondslag: art. 6 lid 1 sub f AVG (gerechtvaardigd belang bij de verbetering van ons aanbod). Vanwege de volledige anonimisering is geen cookiebanner vereist.

5. SSL- / TLS-versleuteling

Deze site maakt om veiligheidsredenen en ter bescherming van de overdracht van vertrouwelijke inhoud gebruik van SSL- of TLS-versleuteling. Een versleutelde verbinding herkent u aan het HTTPS-protocol en het slotsymbool in uw browserbalk.

6. Uw rechten als betrokkene

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Inzage (art. 15 AVG) – Welke gegevens slaan wij over u op?
  • Rectificatie (art. 16 AVG) – Correctie van onjuiste gegevens
  • Wissing (art. 17 AVG) – Verwijdering van uw gegevens
  • Beperking van de verwerking (art. 18 AVG)
  • Overdraagbaarheid van gegevens (art. 20 AVG) – Export van uw gegevens
  • Bezwaar (art. 21 AVG) – Tegen de verwerking
  • Intrekking van toestemming (art. 7 lid 3 AVG)
  • Klacht bij de toezichthoudende autoriteit (art. 77 AVG)

Contact: info@bonusvoice.de

7. Klachtrecht bij de toezichthoudende autoriteit

In geval van overtredingen van de AVG hebben betrokkenen het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. Een lijst van functionarissen voor gegevensbescherming en hun contactgegevens vindt u op: https://www.bfdi.bund.de

8. Doorgave van gegevens aan derden

Doorgave van uw persoonsgegevens vindt alleen plaats als:

  • U uw uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven (art. 6 lid 1 sub a AVG)
  • De doorgave noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG)
  • Er een wettelijke verplichting bestaat (art. 6 lid 1 sub c AVG)

9. Hosting en technische dienstverleners

9.1 Serverhosting

Aanbieder: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Duitsland

Serverlocatie: Duitsland Rechtsgrondslag: Art. 6 lid 1 sub f AVG

Hetzner verwerkt gegevens voor de levering van onze dienst (serverlogs, IP-adressen). Er bestaat een verwerkersovereenkomst conform art. 28 AVG.

Details over gegevensbescherming: https://www.hetzner.com/de/rechtliches/datenschutz

9.2 Bestandsopslag (S3-compatibel)

Aanbieder: Hetzner Online GmbH (Object Storage)

Serverlocatie: Duitsland Rechtsgrondslag: Art. 6 lid 1 sub b AVG (uitvoering van de overeenkomst)

Audiobestanden en verwerkte gegevens worden versleuteld opgeslagen op Hetzner Object Storage in Duitsland.

9.3 AI-verwerking (transcriptie, samenvatting en vertaling)

Aanbieder: Mistral AI, Parijs, Frankrijk (EU)

Serverlocatie: EU (Frankrijk) Rechtsgrondslag: Art. 6 lid 1 sub b AVG (uitvoering van de overeenkomst)

Audiobestanden worden ter transcriptie aan Mistral AI doorgegeven. Transcripties worden ter samenvatting en op verzoek van de gebruiker ter vertaling aan Mistral AI doorgegeven. Door de gebruiker gedefinieerde woordenschat wordt als context_bias-parameter aan Mistral AI doorgegeven om de transcriptienauwkeurigheid te verbeteren. De verwerking vindt uitsluitend binnen de EU plaats. Er vindt geen gegevensoverdracht naar derde landen plaats.

Details over gegevensbescherming: https://mistral.ai/terms/#privacy-policy

9.4 Betalingsverwerking

Aanbieder: Stripe, Inc. (met EU-gegevensverwerking)

Rechtsgrondslag: Art. 6 lid 1 sub b AVG (uitvoering van de overeenkomst)

Stripe verwerkt betalingsgegevens voor het abonnementsbeheer. Er bestaat een verwerkersovereenkomst.

Details over gegevensbescherming: https://stripe.com/de/privacy

9.5 E-mailverzending

Aanbieder: ALL-INKL.COM - Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Duitsland

Serverlocatie: Duitsland Rechtsgrondslag: Art. 6 lid 1 sub f AVG

E-mails worden voor de volgende doeleinden verzonden:

  • Accountbevestiging, wachtwoordherstel en Magic Link-inlog
  • Servicemeldingen
  • Verzending van transcripties, samenvattingen en vertalingen aan door de gebruiker opgegeven ontvangers (zie sectie 3.10)

Alle e-mails worden via servers in Duitsland verzonden.

9.6 Authenticatie (Google OAuth)

Aanbieder: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland

Rechtsgrondslag: Art. 6 lid 1 sub a AVG (toestemming) en art. 6 lid 1 sub b AVG (uitvoering van de overeenkomst)

Google OAuth wordt als optionele inlogmethode aangeboden. Er worden uitsluitend uw naam en uw e-mailadres van Google doorgegeven voor accountidentificatie. Er worden geen vergadergegevens, opnamen of transcripties aan Google doorgegeven. Privacybeleid van Google: https://policies.google.com/privacy

9.7 Pushberichten (mobiele app)

Dienstverlener: Expo (Expo Application Services), Apple Push Notification Service (APNs), Google Firebase Cloud Messaging (FCM)

Rechtsgrondslag: Art. 6 lid 1 sub a AVG (toestemming) en art. 6 lid 1 sub b AVG (uitvoering van de overeenkomst)

Voor de bezorging van pushberichten wordt een apparaatintern push-token aan de Expo Push Service doorgegeven, die het bericht doorgeeft aan APNs (iOS) of FCM (Android). Er worden geen transcriptie-inhoud of persoonsgegevens via het pushkanaal verzonden. Het bericht bevat uitsluitend algemene statusmeldingen.

10. Gegevensbeveiliging

Wij treffen de volgende technische en organisatorische maatregelen:

  • SSL/TLS-versleuteling van alle gegevensoverdrachten (webapp, desktop-app, mobiele app)
  • Versleutelde opslag van wachtwoorden
  • Versleutelde opslag van audiobestanden
  • Versleutelde overdracht van audiogegevens vanuit desktop- en mobiele app
  • Regelmatige beveiligingsupdates
  • Toegangscontrole en autorisatieconcept
  • Serverlocatie voor gegevensopslag en AI-verwerking uitsluitend in Duitsland en de EU (authenticatie via Google OAuth is optioneel, zie sectie 3.2)
  • Geen permanente lokale opslag van audiogegevens op eindapparaten door de desktop- en mobiele app

11. Actualiteit en wijziging van dit privacybeleid

Stand: Maart 2026 (Versie 2.0)

Dit privacybeleid kan worden bijgewerkt bij verdere ontwikkeling van onze dienst of op grond van gewijzigde wettelijke of overheidsvoorschriften. De actuele versie is altijd beschikbaar op onze website.