Meeting-Protokoll automatisch erstellen: Ablauf und Beispiel

Ein KI-Protokoll beginnt mit einer verständlichen Aufnahme. BonusVoice erstellt daraus ein Transkript mit Sprecherzuordnung und eine Zusammenfassung. Daraus können Sie ein Ergebnisprotokoll vorbereiten: Was wurde entschieden, wer übernimmt welche Aufgabe und was bleibt offen?

Vom Meeting zum geprüften Protokoll

1. Klären Sie vor dem Termin, ob und wofür Sie aufnehmen dürfen. Stimmen Sie die Aufnahme mit den Beteiligten und den Vorgaben Ihres Unternehmens ab.
2. Prüfen Sie Mikrofon und Audioquelle mit einem kurzen Test. Im Browser können Sie über das Mikrofon aufnehmen oder eine Audio-Datei hochladen. Die Windows-Desktop-App für System-Audio ist in der Tarifübersicht ab Pro enthalten; eine Android-App ist ebenfalls verfügbar.
3. Laden Sie eine vorhandene Aufnahme als MP3, M4A, WAV, FLAC, OGG oder Audio-WebM hoch. Pro Datei gilt eine Grenze von 1 GB. Aus Videos wie MP4 müssen Sie zuerst die Tonspur extrahieren.
4. Öffnen Sie das verarbeitete Transkript. Benennen Sie die Sprecher und korrigieren Sie wichtige Namen, Zahlen und missverstandene Aussagen anhand der Aufnahme.
5. Prüfen Sie die Zusammenfassung und Aufgaben. Trennen Sie einen Vorschlag von einer Entscheidung. Fehlende Zuständigkeiten oder Termine müssen Sie klären.
6. Übernehmen Sie das geprüfte Ergebnis in Ihre Protokollvorlage und geben Sie es für die vorgesehenen Empfänger frei. BonusVoice bietet Exporte als PDF, Markdown und Text.

Die Verarbeitung erfolgt nach Aufnahme beziehungsweise Upload. Die Dauer hängt von der Länge und Auslastung ab. Die App zeigt den Verarbeitungsstatus an.

Beispiel: Aus einem Gespräch wird ein Ergebnisprotokoll

Das folgende Beispiel ist frei erfunden und dient nur zur Erklärung. Es ist weder ein Kundenmitschnitt noch ein gemessenes KI-Ergebnis.

Gesprächsausschnitt

Projektleitung: Wir möchten die neue Website am Freitag veröffentlichen. Das klappt nur, wenn die Formularprüfung abgeschlossen ist.

Qualitätssicherung: Ich prüfe das Kontaktformular bis Donnerstag um 15 Uhr und melde euch das Ergebnis.

Projektleitung: Gut. Den Veröffentlichungstermin geben wir danach ausdrücklich frei. Die Newsletter-Anbindung lassen wir für diesen Termin weg.

Geprüfter Protokollentwurf

Bereich	Eintrag
Entscheidung	Die Newsletter-Anbindung gehört nicht zum Umfang dieser Veröffentlichung.
Aufgabe	Kontaktformular prüfen und Ergebnis melden.
Zuständig	Qualitätssicherung; konkrete Person vor Weitergabe ergänzen.
Frist	Donnerstag, 15 Uhr; Kalenderdatum ergänzen.
Offener Punkt	Veröffentlichung am Freitag nach abgeschlossener Prüfung ausdrücklich freigeben.

Eine Zusammenfassung wie „Website wird am Freitag veröffentlicht“ würde die Bedingung unterschlagen. Das Gespräch enthält noch keine endgültige Freigabe. Genau solche Unterschiede sollten Sie beim Prüfen des KI-Ergebnisses beachten.

Vorlage zum Kopieren

Die Protokollvorlage als Textdatei können Sie ohne Anmeldung herunterladen und in Ihrem Textprogramm bearbeiten.

Meeting / Thema:
Datum und Uhrzeit:
Teilnehmende:
Protokoll geprüft durch:

Entscheidungen:
- Entscheidung, Begründung und ggf. Bedingung:

Aufgaben:
- Aufgabe | Zuständige Person | Termin | Status

Offene Punkte:
- Frage | Wer klärt sie? | Bis wann?

Abweichende Auffassungen / Vorbehalte:

Nächster Termin:
Freigabestand und Empfänger:

Was Sie vor der Weitergabe kontrollieren sollten

• Stimmen Sprecherzuordnung und Namen? Ähnliche Stimmen oder Unterbrechungen können zu falschen Zuordnungen führen.
• Sind Beträge, Maße und Termine richtig? Prüfen Sie diese Stellen direkt gegen das Audio.
• Ist eine Aussage ein Beschluss, eine Bedingung oder nur ein Vorschlag?
• Hat die genannte Person die Aufgabe tatsächlich übernommen? Ergänzen Sie fehlende Angaben, statt sie aus dem Kontext zu erraten.
• Brauchen alle Empfänger alle enthaltenen Informationen? Bereiten Sie die weiterzugebende Fassung entsprechend vor.

Bei formellen Protokollen gelten zusätzlich die Anforderungen Ihres Gremiums oder Unternehmens. Eine automatische Zusammenfassung ersetzt keine vorgeschriebene Freigabe.

Passender Ablauf für Ihre Aufnahme

Für Online-Termine finden Sie konkrete Hinweise zur Teams-Transkription und Zoom-Transkription. Bei Präsenz-Meetings sind Mikrofonposition und Raumakustik besonders wichtig. Vorhandene Dateien können Sie über den Audio-Upload verarbeiten.

Verarbeitung und Tarife

BonusVoice speichert Gesprächsinhalte bei Hetzner in der EU und verarbeitet sie mit Mistral AI in der EU. Der AVV und die Datenschutzerklärung beschreiben die beteiligten Dienste. Zahlung und optionale Google-Anmeldung sind gesonderte Datenflüsse.

Im kostenlosen Konto stehen 30 Minuten pro Monat für erste Aufnahmen und Uploads bereit. Funktionen und Kontingente unterscheiden sich nach Tarif. Zusätzliche KI-Aktionen wie Übersetzung oder Anonymisierung können Minutenkontingent verbrauchen. Die Tarifübersicht nennt den aktuellen Umfang, darunter die Windows-Desktop-App ab Pro.

Erstellen Sie ein kostenloses Konto und testen Sie eine kurze Aufnahme, für deren Verarbeitung Sie berechtigt sind. Prüfen Sie dabei den gesamten Weg vom Upload bis zum fertigen Protokoll.