Bei der Aufnahme beginnt die Prüfung

In einem Meeting können personenbezogene und vertrauliche Informationen vorkommen. Bevor Sie es aufnehmen und transkribieren, klären Sie den Zweck, die Berechtigung zur Aufnahme, die Information der Beteiligten sowie Zugriffsrechte und Löschfristen. Der Standort eines Servers beantwortet diese Fragen nicht.

Speicherort und Verarbeitung getrennt betrachten

Prüfen Sie, wo Audio und Transkripte gespeichert werden und wo die KI sie verarbeitet. EU-Speicherung und EU-Verarbeitung sind unterschiedliche Angaben. Auch Support-Zugriffe, Unterauftragnehmer und optionale Integrationen können für die Bewertung relevant sein.

Die DSGVO verlangt nicht pauschal, dass sämtliche Verarbeitung ausschließlich in der EU stattfindet. Für Übermittlungen außerhalb des EWR gelten besondere Voraussetzungen. Die Europäische Kommission beschreibt die Regeln für internationale Datentransfers.

Anbieter anhand ihrer Unterlagen bewerten

Aus der Herkunft eines Unternehmens folgt weder eine allgemeine Datenschutzfreigabe noch ein allgemeines Verbot seiner Nutzung. Zwei Beispiele zeigen, warum konkrete Unterlagen nötig sind:

Otter.ai dokumentiert AWS-Speicherung in den USA und AES-256-Verschlüsselung. Die Vertragsbedingungen enthalten ein DPA in Appendix 1.
MeetGeek dokumentiert auf seiner Sicherheitsseite EU- und US-Speicherregionen. Der Data-Residency-Leitfaden erläutert die regionsabhängige Verarbeitung.

Prüfen Sie für den tatsächlich gebuchten Tarif die Vertragsparteien, den AVV, Unterauftragnehmer, Verarbeitungsorte, Löschregeln und technischen Maßnahmen. Angaben eines Anbieters ersetzen keine Prüfung Ihres konkreten Einsatzes.

Welche Datenflüsse BonusVoice dokumentiert

Der BonusVoice-AVV beschreibt die Verarbeitung der Gesprächsinhalte:

Datenfluss	Dokumentierte Verarbeitung
Audio, Transkripte und Zusammenfassungen	Speicherung bei Hetzner in Deutschland
KI-Verarbeitung	Mistral AI in der EU
Zahlungsabwicklung	Separater Datenfluss über Stripe
Optionale Google-Anmeldung	Separater Datenfluss über Google

Die Angaben zur EU-Verarbeitung beziehen sich auf Gesprächsinhalte. Zahlungs- und Anmeldedaten sind gesondert zu betrachten; dabei können Drittlandbezüge bestehen. Weitere Angaben stehen in der Datenschutzerklärung.

Diese Architektur entscheidet nicht allein darüber, ob eine konkrete Aufnahme rechtmäßig ist. Bei vertraulichen Mandaten, Personal- oder Gesundheitsdaten können zusätzliche Anforderungen bestehen.

Vor dem Einsatz festlegen

Halten Sie fest, welche Gespräche aufgezeichnet werden dürfen, wer die Aufnahmen und Ergebnisse sehen darf und wann sie gelöscht werden. Prüfen Sie KI-Ergebnisse vor der Weitergabe auf Fehler und auf enthaltene personenbezogene Informationen.

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist nach der Erläuterung der Europäischen Kommission erforderlich, wenn die Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat. Ein US-Speicherort allein ist kein pauschaler Auslöser.

Mit einem geeigneten Test beginnen

BonusVoice bietet 30 kostenlose Transkriptionsminuten pro Monat für ein Mitglied. Testen Sie mit einer Aufnahme, die Sie verarbeiten dürfen, und prüfen Sie Transkript, Sprecherzuordnung und Zusammenfassung. Funktionen und Kontingente unterscheiden sich je Tarif; die Tarifübersicht nennt die Einzelheiten.

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Quellen geprüft am 12. Oktober 2026. Dieser Beitrag beschreibt Auswahlkriterien und dokumentierte Datenflüsse, keine Freigabe für einen bestimmten Einsatz.